КТК 25 лет

Производство, терминология, безопасность

Через тернии к цифре

Система электронного документооборота значительно усовершенствовала эффективность выполнения производственных задач Консорциума. Многие бизнес-процессы стали проходить быстрее, проще, требовать меньшего внимания и контроля исполнителей

Как поясняет корреспонденту «Панорамы» руководитель Службы управления документацией и данными Лидия Исмагилова, суть одного из векторов корпоративного развития заключается в стремлении по возможности к полной цифровизации бизнес-процессов компании. В идеале должна получиться своего рода блок-схема, когда один процесс перетекает из другого и составляет результат третьего.

По итогам проведенного в конце 2021 — начале 2022 года предпроектного исследования сегодня все подразделения КТК получили детальные описания всех сквозных бизнес-процессов. В рамках исследования изучались как уже «оцифрованные» операции документооборота, так и планируемые и возможные в перспективе к переводу в электронную систему. Сейчас вместе с российской компанией «1С» специалисты Консорциума исследуют возможности перехода на высокотехнологичные решения.

С подрядчиками «1С» проведено более 100 совещаний по вопросам документооборота. Уже подготовлено 25 процессов для дальнейшего проектирования на новой информационной платформе, изучена необходимость перспективных разработок.



Несмотря на глобально проведенную работу в части исследования новой платформы и ее применимости к стандартам КТК, параллельно ведутся процессы по модернизации и совершенствованию существующих систем электронного документооборота.

Речь идет о реализации применимости в электронных меморандумах финансовой матрицы делегирования полномочий на постоянной основе, что позволяет без промедления согласовывать финансовые бизнес-процессы.

— Руководство КТК будет рассматривать целесообразность переноса тех или иных систем в «1С», — говорит Лидия Исмагилова. — Но то, что достойно работает на существующих технических решениях, скорее всего, там и останется. Например, «исторические» системы продолжат базироваться на SharePoint, особенно это касается баз данных проектно-сметной документации, где гигабайты информации и многовариантность чертежей.

За последние годы специалисты КТК провели большую работу по цифровизации бизнес-процессов. Среди недавних, успешно реализованных проектов — создание журнала регистрации подарков и мероприятий, оформление и утверждение заявок на командировки в Казахстане на основе успешно эксплуатируемой с 2020 года системы для АО «КТК-Р». Ввиду показавшего свою эффективность электронного меморандума его опыт был распространен и на многие другие процессы в компании. Так, нововведения позволили отказаться от бумажных маршрутных листов для водителей, упростили процедуру получения денежных средств для служебных поездок. Имеется четкий лист согласования, больше не требуется вникать в премудрости, у кого и какие документы следует подписывать. Центр задач позволяет осуществлять процесс согласования документов безостановочно, в отсутствие руководителя, при необходимости перенаправляя задачи временно замещающему лицу.



В Службе управления документацией и данными гордятся действующей горячей линией. По одному телефону можно оперативно получить консультацию по оформлению командировочных удостоверений, по другому — ответы по всем другим вопросам электронного документооборота.

— Отдельно хочется сказать о системе, которая позволяет получать обратную связь от пользователей, — это система «СЭД Опросы», — продолжает Лидия Исмагилова. — Благодаря ей СУДД собирает информацию о работе систем от всех пользователей, на основании которой происходит дальнейшая модернизация, направленная на то, чтобы коллеги легче ориентировались в процессах. Кроме того, многие другие департаменты направляют свои запросы о возможностях применения опросов в своей работе, собирая информацию о качестве деятельности подрядных организаций.

Определенным этапом в цифровизации процессов КТК стал ввод в эксплуатацию системы «СЭД-ресепшен». Все почтовые отправления теперь фиксируются в электронном журнале, система интегрирована с порталом экспресс-почты DHL, что упрощает формирование накладных. Новый порядок избавил от лишних звонков на ресепшен и позволил в режиме реального времени отслеживать местонахождение посылок. К этому можно добавить удобство контроля за всеми расходами на почтовые услуги для компании.

— Довольно большой объем работы по цифровизации нам удалось выполнить в 2021 году, после того как в компании был создан и начал работу Отдел информационно-аналитических систем, — отмечает Лидия Исмагилова. — Централизация всех технических специалистов и разработчиков приложений и прикладного программного обеспечения в КТК позволила двигаться гораздо быстрее. Конечно, все технические решения и их реализация были делом рук наших коллег из Отдела ИАС, за что им отдельная большая благодарность.



Другое важное направление Службы управления документацией и данными — совершенствование ведения и систематизация архива КТК. Масштаб данной деятельности лучше всего проиллюстрирует такая цифра: за десятилетия существования Консорциума только во внешнем архиве накопилось более 18 тыс. коробок с документами. Еще два года назад часть этого объема не была каталогизирована, но сейчас ситуация в корне изменилась: вступил в действие регламент, предписывающий правила управления документацией, находящейся и в оперативном, и в архивном хранении, сформирована и утверждена номенклатура документов. Разработан и введен в эксплуатацию единый электронный реестр документов с функционалом, позволяющим формировать описи и номенклатуру документов автоматически.

Серьезным шагом на пути к цифровой трансформации стало внедрение электронных подписей. Чаще всего они необходимы при взаимодействии с федеральными службами через госпорталы, эта практика особенно расширилась в период пандемии.

— Наша служба оказывает поддержку работникам в оформлении электронных подписей, при их использовании, оказывает административную поддержку, разъясняет правила, — перечисляет Лидия Исмагилова. — Сейчас прорабатывается юридическая основа для получения электронных подписей у одного оператора базы данных. Также на стадии утверждения находится регламент применения их в АО «КТК-Р».


Еще по теме:

Идет масштабное строительство Новости нефтепровода
Идет масштабное строительство
Обзор хода реализации Программы устранения узких мест на объектах КТК - в майском номере корпоративного журнала
Узнать больше
В ритме большой стройки КТК в регионах
В ритме большой стройки
КОРРЕСПОНДЕНТЫ КОРПОРАТИВНОГО ИЗДАНИЯ ПОБЫВАЛИ НА НПС-2 В РЕСПУБЛИКЕ КАЛМЫКИя, ГДЕ В ВЫСОКОМ ТЕМПЕ ПРОДОЛЖАЕТСЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОГРАММЫ УСТРАНЕНИЯ УЗКИХ МЕСТ
Узнать больше

Наш сайт использует файлы cookie. продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь на использование нами ваших файлов cookie.